“Z Revolution, la generazione che sta cambiando aziende e lavoro”.
Il libro, curato da Andrea Iovene e Serena Affuso, raccoglie i contributi di oltre trenta manager, recruiter ed esperti che fanno parte della Community dei Master in HR (graduate ed executive) promossi dall’IPE Business School.
Di seguito la prima parte del capitolo VIII del libro realizzato da Giovanni Francesco Delle Cave, Employee Experience Manager, EY e Anna Maria Liguoro, Senior Talent Attraction and Acquisition, EY.
“Correntemente con il termine inglese onboarding si identifica la fase che segue il processo di selezione, disegnata con lo scopo di accogliere ed orientare la nuova risorsa e soprattutto supportarla nell’assolvere il ruolo preposto e le mansioni ad esso correlate.
I primi momenti in azienda sono infatti di fondamentale importanza per strutturare un legame positivo e proficuo tra la risorsa e il nuovo ambiente lavorativo.
Non sono rari purtroppo i casi in cui, anche a seguito di un lungo ed impegnativo iter di selezione, il candidato scelga di interrompere, dopo pochi mesi o settimane, la propria esperienza in azienda per tornare nella realtà di provenienza o di accettare un’offerta nuova e concorrenziale ricevuta nel mentre.
La “guerra dei talenti” attualmente in essere tra le aziende, per diventare e/o rimanere leader nel proprio settore, mette indiscutibilmente al centro la persona come reale elemento differenziante.
Il campo in cui si gioca la partita inizia sin dalle primissime interazioni in fase di selezione e vede il suo apice proprio nell’Onboarding che diventa pertanto una parte abilitante e distintiva dell’Employee Experience.
8.1. I trend HR di EY: l’Onboarding permanente
La domanda che ci siamo posti in EY è stata: È ancora possibile disegnare un processo grazie al quale il lavoratore può davvero sentirsi sicuro di aver ricevuto tutte le informazioni necessarie a qualificare la sua Exceptional EY Experience?
La risposta che ci siamo dati è stata: “It’s Your to Build!”. Vediamo cosa intendiamo.
Idealmente, il processo di onboarding dovrebbe considerarsi concluso solo nel momento in cui la nuova risorsa è pienamente integrata nell’ecosistema aziendale; un onboarding approfondito e articolato, infatti, può richiedere un tempo più o meno proporzionale alla complessità del contesto aziendale e coinvolge tre attori principali: l’azienda, le persone e la tecnologia.
I momenti di contatto in questo processo possono essere a titolo esemplificativo i seguenti:
- la Welcome Mail: per iniziare a condividere con il nuovo assunto informazioni preliminari ed essenziali (data, ora e luogo dove presentarsi, chi si incontrerà, cosa ci si aspetta dal neoassunto, ecc.);
- il pre-Onboarding: condivisione di materiale informativo utile per iniziare a simpatizzare con gli aspetti chiave dell’organizzazione e dei suoi valori attraverso l’uso di piattaforme dedicate, sia fisiche che digitali (Brochure vs Metaverso) prima dell’effettivo ingresso in azienda;
- il “Day One”: l’orientamento nei nuovi uffici o anche noto come “Welcome tour” e l’inserimento nel relativo team di lavoro. È questo un momento di fondamentale importanza attraverso il quale si cerca di tenere fede alle aspettative ed alla promessa, esplicita o implicita, fatta in sede di colloquio o che sono veicolate dalla narrativa associata al proprio Brand;
- la prima settimana: tempo solitamente dedicato a familiarizzare con le policies dell’azienda e ad a svolgere gli adempimenti obbligatori in materia di Salute e Sicurezza. Generalmente le aspettative del lavora- tore, in questa fase, sono quelle di un inserimento tutelato e non espo- sto ad attività che possano comprometterne la posizione e/o il ruolo;
- durante il primo mese: benvenuto istituzionale accompagnato da un momento di celebration con un evento in presenza e/o la ricezione di un kit di benvenuto;
- durante i primi 3/6 mesi: recognition del periodo di prova superato o della conferma a seguito di un periodo di stage avvalorato da un evento distintivo (un pranzo con la leadership, una mail istituzionale, un riconoscimento da parte del proprio team di appartenenza);
- durante i primi 12 mesi: a corollario del periodo di onboarding è fondamentale e strategico raccogliere i feedback dei nuovi colleghi in ottica di ascolto e miglioramento continuo del processo.
Nel panorama lavorativo attuale, tuttavia, è necessario misurare la riuscita del processo di Onboarding non solo in termini di tempo, ma cominciare a lavorare sui suoi effetti a lungo termine, tenendo conto dei bisogni e delle esigenze professionali ed emotive che caratterizzano l’intera vita delle persone in azienda.
È fondamentale riflettere e dunque chiedersi cosa è davvero accaduto durante questi primi mesi in azienda: Il nuovo collega ha lavorato sempre sullo stesso progetto? Ha lavorato sempre nello stesso team? Ha conosciuto uno o più dei nostri clienti? Ha lavorato in sinergia con altre linee di business? Ha avuto uno o più manager?
A conti fatti quindi misurare la riuscita del processo di Onboarding potrebbe essere molto difficoltoso a causa della non linearità delle esperienze dei singoli colleghi e gli effetti a lungo termine non direttamente correlabili a ciò che avvenuto in un impianto iniziale. Ecco che la risposta che ci siamo dati: “It’s your to build!” sottintende che orientare ed accogliere, le due componenti fondamentali del processo di onboarding, devono prescindere il tempo e diventare competenze manageriali diffuse nell’organizzazione aziendale al fine di garantire che “on board” ci si possa sentire sempre, in ogni contesto, su ogni cliente ma soprattutto in ogni team, tenendo conto dei bisogni e delle esigenze professionali ed emotive che caratterizzano i singoli individui.
È in questa cornice concettuale che acquista significato l’idea di onboarding permanente, da intendersi come competenza manageriale cruciale da coltivare e implementare per lo sviluppo di high performing team, in particolare in aziende strutturalmente complesse, come può essere EY.
Con l’onboarding permanente, infatti, si lavora per garantire che i membri del team siano adeguatamente integrati, supportati e motivati non solo nei loro primi momenti in azienda ma nell’intero corso e sviluppo del loro percorso professionale.
It’s your to Build non è però “fai come ti pare!”
Nella realtà di EY l’accoglienza dei new joiners si configura come un processo non differenziato per anzianità o ruolo, incentrato sull’ idea che tutti partono dalla stessa base quando ci si approccia ad una realtà complessa come quella di EY e che tutti vadano formati sul concetto di Onboarding permanente.
Il format ibrido messo a punto a tale scopo si struttura sulle tre principali sedi di EY in Italia ma in cui convergono i neoassunti di tutto il territorio italiano. Tale processo è frutto di idee e cambiamenti che hanno attraversato l’ecosistema EY nel corso degli ultimi quattro anni e che hanno saputo interpretare bisogni e mutamenti in atto fuori e dentro la realtà aziendale.
Durante la pandemia da Covid-19, ad esempio, la conversione dell’intero processo di onboarding in modalità digitale ha permesso di effettuare ed efficientare le attività legate al momento del Welcome ma ha evidenziato allo stesso tempo una perdita in socialità, estremamente importante nel garantire un’Exceptional EY Experience.
Consapevoli di ciò e motivati nel mettere in pratica quanto di buono abbiamo sperimentato durante la pandemia in termini di flessibilità e digitalizzazione, abbiamo ridisegnato l’onboarding experience, unendo il meglio dell’esperienza ibrida con l’obiettivo di far vivere sin da subito al new joiner il contesto EY nella sua totalità.
La nuova esperienza di onboarding di EY, infatti, comprende touch points fisici (eventi presso le principali sedi italiane) e digitali (Metaverso, Mail e Welcome Week), coinvolge diversi momenti, strumenti e interlocutori ma soprattutto prende avvio già prima dell’effettivo ingresso in azienda da parte del new joiner.
A tal proposito è stato messo a punto un EY Metaverse per consentire alle nuove risorse di familiarizzare con la cultura e i valori aziendali già nei momenti immediatamente precedente all’onboarding vero e proprio, sfruttando tutto il potenziale innovativo del mondo digital.
Di fondamentale importanza in questo nuovo processo sono le figure dei:
• buddy di sede, ovvero un team composto da personale EY opportuna- mente formato al processo di orientamento delle nuove risorse e dedi- cato all’accoglienza fisica dei new joiners nel Day One con relativo Welcome Tour degli uffici;
• counselors aziendali, che dal primo giorno accolgono i neoassunti e iniziano con loro a disegnare il percorso individuale di sviluppo e car- riera all’interno dell’organizzazione.
In sintesi, ciò che abbiamo imparato in questa fase di sperimentazione e consolidamento del nostro nuovo modo di fare onboarding è che come non esiste una carriera uguale all’altra, anche in una realtà strutturata come una società di consulenza internazionale, allo stesso modo non esisterà mai un processo di onboarding unico che possa considerarsi esaustivo per ogni singola risorsa.
Altresì è vero, tuttavia, che se ogni membro dell’ecosistema aziendale interiorizza ed agisce il proprio ruolo nel rendere permanente l’onboarding, lavorerà per personalizzare tale processo per ogni membro del team, tenendo conto delle sue esigenze singolari e dei requisiti dello specifico cliente su cui si andrà ad impegnare.
Il ruolo dell’organizzazione in questo scenario è quindi quello di formare e monitorare attraverso gli opportuni strumenti:
• che il processo sia abilitato;
• che le informazioni siano disponibili e facilmente accessibili per tutti gli attori coinvolti;
che i canali di comunicazione generalisti o specifici siano noti ai neoassunti come ai Counselors;
• che sia così possibile per tutti vivere un’esperienza che possa definirsi davvero eccezionale.
